Para fazer a conciliação bancária, passo a passo, você compara cada entrada e cada saída do extrato do banco com o que está registrado no controle financeiro da sua empresa e acerta as diferenças até os dois saldos baterem. Dá para fazer em uma planilha ou no sistema financeiro, e o segredo não está na ferramenta: está em fazer com frequência e sempre do mesmo jeito.
Se você já abriu o aplicativo do banco, viu um saldo diferente do que imaginava e ficou sem saber de onde veio a diferença, este artigo é para você. A gente vai explicar o que é a conciliação, por que ela muda a forma como você enxerga o seu dinheiro e como fazer, na prática, mesmo que você nunca tenha mexido com isso.
O que é conciliação bancária (sem complicar)
Conciliar é colocar lado a lado duas versões da mesma história. De um lado, o que o banco diz que aconteceu na sua conta. Do outro, o que a sua empresa registrou: as contas que você pagou, os recebimentos que você esperava, as transferências que fez.
Quando as duas versões contam a mesma história, você tem certeza de que o número que aparece no seu controle é real. Quando não contam, alguma coisa ficou para trás: uma tarifa que ninguém lançou, um cliente que não pagou, um pagamento feito em duplicidade, uma despesa pessoal que entrou na conta da empresa.
O Sebrae trata o controle bancário como parte do controle financeiro do dia a dia, junto com o registro de entradas e saídas. Ele oferece uma ferramenta online de fluxo de caixa para quem quer começar a registrar as movimentações e acompanhar o saldo.
Por que a conciliação bancária importa para o seu lucro
Muito empresário fatura bem e, mesmo assim, chega no começo do mês com aquela sensação de que o dinheiro sumiu. Na maioria das vezes, ele não sumiu: ele saiu por lugares que ninguém está olhando. A conciliação é justamente o momento de olhar.
- Você descobre quanto dinheiro tem de verdade. Não o que acha que tem, nem o que deveria ter, mas o que está na conta depois de tudo o que entrou e saiu.
- Você pega erros cedo. Cobrança em duplicidade, tarifa que mudou sem aviso, assinatura que você esqueceu de cancelar. Quanto antes aparece, mais fácil de resolver.
- Você sabe quem não pagou. Se uma venda estava prevista e o dinheiro não entrou, a conciliação mostra. Aí dá para cobrar enquanto a conversa ainda é simples.
- Seus relatórios passam a merecer confiança. Fluxo de caixa, DRE (o demonstrativo que mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo no período) e qualquer indicador só valem alguma coisa se os lançamentos estiverem certos.
- A contabilidade recebe informação limpa. Quando o financeiro chega conciliado, o contador trabalha com dados corretos, e você evita retrabalho e dúvidas no fechamento.
Se você já se perguntou se pode confiar nos números que recebe, vale ler também por que validar os relatórios financeiros da sua empresa.
Como fazer conciliação bancária passo a passo
Este é o roteiro que funciona para a maioria das empresas de serviço e dos negócios digitais. Faça uma conta bancária por vez.
1. Separe o período e junte o material
Escolha o período que vai conciliar (uma semana, por exemplo) e reúna três coisas: o extrato do banco desse período, o seu controle financeiro (planilha ou sistema) e os comprovantes das movimentações, como notas, boletos e recibos. Muitos bancos permitem baixar o extrato em planilha ou no formato OFX, que os sistemas financeiros conseguem importar.
2. Confira o saldo inicial
Antes de qualquer coisa, veja se o saldo do primeiro dia do período é igual no extrato e no seu controle. Se não for, a diferença vem de um período anterior, e é por ele que você precisa começar. Não adianta conciliar a semana atual em cima de um saldo que já nasceu errado.
3. Compare as entradas, uma a uma
Pegue cada crédito do extrato e procure o lançamento correspondente no seu controle: mesmo valor, mesma data ou data próxima. Marque o que bateu. Fique atento a recebimentos que chegam juntos (uma plataforma de vendas que repassa várias vendas de uma vez, por exemplo) e a valores que entram já descontadas as taxas.
4. Compare as saídas, uma a uma
Faça o mesmo com os débitos: pagamentos a fornecedores, transferências, impostos, folha, tarifas. Marque o que bateu. As saídas costumam esconder as maiores surpresas, como débitos automáticos esquecidos e tarifas que ninguém lançou.
5. Liste tudo o que não bateu
Sobrou alguma coisa sem par? Anote em uma lista separada. Em geral, as diferenças caem em uma destas situações:
- está no extrato, mas não está no controle (tarifa, juros, estorno, pagamento feito e não registrado);
- está no controle, mas não está no extrato (cliente que não pagou, cheque ou boleto que ainda não compensou, pagamento agendado para outro dia);
- está nos dois, mas com valor ou data diferente (erro de digitação, desconto, taxa da plataforma);
- está lançado duas vezes, ou foi pago duas vezes.
6. Investigue e corrija
Para cada item da lista, descubra o que aconteceu e acerte no lugar certo. Se faltou lançar, lance. Se o valor estava errado, corrija. Se o cliente não pagou, encaminhe para a cobrança. Se foi cobrança indevida do banco ou de um fornecedor, peça o estorno. O que ainda depende de compensação fica anotado como pendente para a próxima conciliação.
7. Confira o saldo final e registre que foi feito
Depois dos ajustes, o saldo final do seu controle tem que ser igual ao saldo final do extrato, considerando os itens pendentes que você anotou. Quando bater, registre a data em que a conciliação foi feita e quem fez. Isso cria um ponto de partida seguro para a próxima.
Com que frequência fazer a conciliação bancária
Não existe uma frequência obrigatória para a gestão interna da sua empresa; o que existe é a frequência que cabe no seu volume de movimentações. Uma regra prática:
- Poucas movimentações por mês: uma vez por semana já dá uma boa visão.
- Muitas vendas, muitos pagamentos ou várias contas: o ideal é diariamente, ou pelo menos a cada dois ou três dias.
- Nunca menos que uma vez por mês, antes do fechamento. Deixar para o fim do ano transforma uma tarefa de minutos em um quebra-cabeça de dias.
Quanto menor o intervalo, menor a lista de diferenças e mais fresca a memória sobre o que aconteceu com cada valor.
Erros comuns que atrapalham a conciliação
Misturar a conta pessoal com a da empresa
Esse é o campeão. Quando o mercado da casa e a mensalidade da escola saem da conta da empresa, a conciliação vira uma caça ao tesouro, e o lucro do negócio fica impossível de enxergar. A gente aprofunda esse assunto no artigo sobre a mistura de finanças pessoais e empresariais.
Lançar só o que é grande
Tarifas, juros e pequenas assinaturas parecem pouco, mas somados ao longo do ano fazem diferença no seu resultado. Se não está no controle, você nem sabe quanto está pagando.
Conciliar só pelo saldo
Ver que o saldo final bateu não basta. Dois erros podem se anular e esconder um problema. A conferência é item por item.
Esquecer as plataformas de venda e as maquininhas
Para quem vende pela internet ou recebe com cartão, o dinheiro passa antes por uma plataforma ou adquirente, que desconta taxas e repassa em datas próprias. Vale conciliar também o relatório da plataforma com o que caiu no banco, para saber se tudo o que você vendeu chegou de fato.
Não ter um responsável e um dia fixo
Conciliação que fica para "quando der" não acontece. Defina quem faz e quando faz. Se hoje a sua rotina financeira depende de memória e de boa vontade, vale ler sobre como a falta de um sistema financeiro eficiente pode estar sabotando a sua empresa.
Planilha ou sistema: qual usar para conciliar
A planilha resolve bem no começo: uma aba com o extrato, outra com os seus lançamentos e uma coluna para marcar o que bateu. Ela pede mais trabalho manual e mais atenção a erros de digitação.
O sistema financeiro importa o extrato e sugere os pares automaticamente, o que economiza tempo quando o volume cresce. Mas ele não pensa por você: alguém precisa olhar as sugestões, tratar o que ficou sem par e corrigir o que foi lançado errado.
Em qualquer dos dois casos, a conciliação só cumpre o seu papel quando vira rotina e alimenta as decisões: quanto você pode retirar, quanto precisa guardar, quanto pode investir. É aí que ela conversa com o controle do fluxo de caixa.
Quando faz sentido ter alguém cuidando disso
Se você é dono de empresa, o seu tempo vale mais vendendo, atendendo e criando do que comparando extratos. Muitos empresários começam fazendo a conciliação sozinhos e, à medida que o negócio cresce, percebem que a tarefa ficou grande demais para caber entre uma reunião e outra.
No BPO Financeiro da Lucros Reais, a conciliação bancária faz parte da rotina, junto com contas a pagar e a receber, lançamentos e fechamento mensal com o fluxo de caixa realizado. Você continua aprovando o que sai da sua conta, mas deixa de carregar sozinho o peso de descobrir para onde o dinheiro foi. Cada empresa tem uma realidade, e por isso a rotina é desenhada a partir da sua.
Perguntas frequentes
Conciliação bancária e fluxo de caixa são a mesma coisa?
Não. O fluxo de caixa registra e projeta as entradas e saídas da empresa. A conciliação confere se esses registros batem com o que realmente aconteceu no banco. Uma depende da outra: sem conciliação, o fluxo de caixa pode estar mostrando um saldo que não existe.
Preciso conciliar se a minha empresa é pequena?
Sim. Quanto menor a empresa, mais cada valor faz diferença, e mais rápido é fazer a conciliação. Começar cedo cria o hábito antes que o volume cresça.
O que fazer quando a diferença não aparece de jeito nenhum?
Volte ao saldo inicial e confira se ele estava certo. Depois, procure valores repetidos, números com dígitos invertidos e lançamentos com data no período errado. Se ainda assim não encontrar, reveja os períodos anteriores, porque a diferença pode ter nascido antes.
A conciliação bancária substitui o trabalho da contabilidade?
Não. A conciliação é uma rotina do financeiro da empresa. Ela ajuda a contabilidade a trabalhar com dados corretos, mas não substitui as obrigações contábeis e fiscais, que dependem da situação de cada empresa e devem ser vistas com o seu contador.
